La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit GIZ GmbH organise un appel à candidature pour un poste d’Assistant- Assistante Administratif-ive du Programme : Promotion de l’Emploi à Travers l’Efficacité Energétique et les Energies Renouvelables dans les Mosquées – PETEER Mosquées
Date limite de réception des candidatures : 10/03/2015
A. Domaine de responsabilité
Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :
assurer le bon fonctionnement du secrétariat ;
assurer une bonne communication et transmission de l’information au sein du projet et avec le Bureau de la GIZ ;
classer des documents dans des dossiers papier, le cloud mis en place pour la communication avec les partenaires et le DMS conformément aux règles de classement de la GIZ ;
classer des documents dans la plateforme d’échange avec les partenaires du projet ;
appuyer le conseiller technique principal (CTP) dans ses fonctions administratives (par ex. achat de billets d’avion, etc…).
organiser des séminaires, conférences, voyages d’études, ateliers d’échanges, …
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :
B. Attributions
1. Travaux de secrétariat et prestations de services
Le/la titulaire du poste
organise et coordonne le planning du CTP et des CTS (suivant le besoin) ;
répond au téléphone, vérifie les appels, les transfère ou les traite ;
gère le courrier entrant et sortant (courrier postal, télécopies, messages électroniques) et en organise le traitement selon les priorités ;
s’occupe de la correspondance nécessaire (réponses) ;
établit et organise les supports d’information pour le CTP et les CTs (suivant le besoin) ou pour les réunions ;
prête assistance pour l’organisation d’événements et la documentation de réunions/ateliers/séminaires au sein et en dehors du projet ;
soutient la préparation de programmes de visite, gère le planning des déplacements, organise le transport des visiteurs/visiteuses gère les réservations d’hôtels et l’achat de billets d’avion ;
participe aux réunions (d’équipe)/ateliers internes et externes et aide à leur documentation, par ex. sous la forme de procès-verbaux ; Prise de notes et préparation des comptes-rendus des réunions.
photocopie et numérise des documents en fonction des besoins ;
2. Coordination et gestion de bureau, coordination générale
Le/la titulaire du poste
dresse régulièrement une liste des réunions/événements à venir
signale les vices/dommages constatés sur les équipements de bureau au service d’administration des projets et organise et contrôle leur entretien/réparation
3. Administration et gestion des connaissances
Le/la titulaire du poste
constitue un fichier d’adresses faisant apparaître les principales coordonnées de contact et le tient à jour en permanence ;
aide à la mise en place et à l’entretien d’un système de rangement et de classement des dossiers pour le bureau ou le projet, traite les informations de manière confidentielle, en particulier dans les domaines des ressources humaines et des finances ;
classe quotidiennement le courrier entrant et le courrier sortant.
4. Tâches à caractère général
Le/la titulaire du poste
veille au confort des visiteurs, partenaires, collaborateurs/collaboratrices de projet et consultants en leur proposant : journaux, rafraîchissements, etc. ;
organise et coordonne le travail du personnel auxiliaire du projet et travaille efficacement avec eux ;
assure le remplacement pendant son absence du chargé d’administration
5. Autres attributions
Le/la titulaire du poste
assume d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur.
C. Qualifications, compétences et expérience requises
Qualification
Etre titulaires d’un diplôme d’enseignement universitaire ou technique (minimum bac+2) en sciences sociales, sciences économiques, gestion administrative ou un autre domaine apparenté
Certificat/diplôme délivré par une école reconnue de formation à des fonctions de bureau ou certificat/diplôme similaire
Très bonne connaissance du français et de l’arabe ; connaissances en allemand et en anglais vivement souhaitées
Etre capable de travailler en équipe et à communiquer avec différents partenaires.
Expérience professionnelle
Expérience d’au moins 3 ans dans le domaine du secrétariat et de la gestion administrative et comptable;
Expérience dans la gestion des projets;
Expérience d’au moins une année dans une organisation internationale;
Autres connaissances/compétences
Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office)
Bonnes capacités de gestion et d’organisation
Esprit d’équipe
Attitude centrée sur les clients et les services
Acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions.
Lieu d’affectation Ville de Rabat
Durée du contrat du 01 avril 2015 au 31 décembre 2017.
Les dossiers de candidatures, composés d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae détaillé, sont à transmettre, par courriel électronique uniquement, à l’adresse suivante :rh-maroc@giz.de avant le 10/03/2015, en mentionnant « Rec. Assist PETEEER M». Une suite ne sera donnée qu’aux candidatures répondant au profil demandé.
