ITPC Mena recrute un (e) Assistant(e) administratif (-ive) Projets

ITPC Mena, association pour l’accès au traitement, membre, pour la région Mena, de la Coalition internationale pour l’accès au traitement, organise un appel à candidature pour un poste d’Assistant(e) administratif-ive en support de l’ensemble de ces projets.

Date limite de réception des candidatures : 28 février 2016

Description du poste

1. Domaine de responsabilité

L’assistant-e administratif-ive, a pour principale responsabilité la coordination des activités administratives, comptables et logistiques et le soutien des collaborateurs dans la réalisation de leurs activités. Il (elle) reporte au directeur régional de l’association.

Dans ce sens, le/la titulaire du poste aura les attributions suivantes :

1. Attributions

1. Gestion du secrétariat

• Gestion des appels téléphoniques;
• Gestion et transmission des courriers entrants et de leur archivage Facilitation de l’échange d’information et la communication entre les chargés de projets, avec les partenaires et autres ;institutions ;
• Prise de notes et préparation des comptes-rendus des réunions ;
• Gestion des travaux quotidiens au bureau ;

2. Gestion de la logistique des programmes de formation:

• Appui à l’organisation des déplacements des différents experts et des participants sur les ateliers de formations (gestion de la documentation pour les ateliers, gestion des Per diem, gestion des planning,…) ;
• Traitement des décomptes des frais de déplacement selon les règles de ITPC Mena ;
• Gestion des réservations des billets d’avion, d’hôtel en fonction des missions des experts (demande de devis, confirmation de commande, …)
• Accompagnement, au besoin, des chargés de projets sur les ateliers de formation ou des conférences.

3. Gestion des fournitures et achats :

• Gestion des fournitures et matériels de bureau, tenir et mettre à jour la liste d’inventaire en accord avec le comptable;
• Gestion des achats selon les règles en vigueur de ITPC Mena et mise à jour mensuelle des classeurs achat.
• Relance et suivi des fournisseurs pour le respect des exigences contractuelles.

4. Gestion documentaire des missions

• Assistance à la préparation, envoi des rapports d’avancement des projets élaborés par les chargés de projet;
• Préparation, envoi et réception des documents administratifs vers les organismes concernés et les bailleurs, vers les membres du Board de ITPC Mena ainsi que vers les différents partenaires
• Traitement et gestion du système de classement et d’archivage de façon régulière selon les règles de ITPC Mena (Gestion des registres d’entrées sorties de documents,
• Classement des documents sur les serveur, classement des documents dans les archives, …)
• Collaboration avec les chargés de projet pour la mise à jour de la base de données partenaires,

5. Comptabilité

• Collaboration avec le comptable de l’association (temps partiel)
• Gestion de la caisse de l’association avec une mise à jour de la tenue de caisse selon les procédures de ITPC Mena; (Gestion des dépenses, des justificatifs de dépense, Gestion des avances,….)
• Gestion des relations avec la banque, avec mise à jour du journal de banque et de la tenue de compte selon les procédures de ITPC Mena;
• Assistance à la gestion budgétaire et suivi régulier des dépenses engagées dans le cadre des projets;

2. Qualifications, compétences et expérience requises

Qualification :

Les candidat(e)s intéressé(e)s par cette offre doivent impérativement :

• Etre titulaire d’un diplôme d’enseignement universitaire ou technique (minimum bac+3) en sciences économiques, gestion administrative ou diplôme équivalent;

Expérience professionnelle :

• Disposer d’une expérience d’au moins deux ans. Une expérience dans le monde associatif est fort souhaitée ; Une partage de nos valeurs de non jugement et de valeurs humanistes et sociales est un prérequis.
• Avoir une excellente maîtrise de deux langues : Arabe, français, Anglais. La maîtrise d’une 3eme langue sera appréciée et valorisée ; la langue de travail avec notre réseau étant l’anglais.
• Avoir de bonnes connaissances en informatique: Windows (Word, Excel, PowerPoint) ;
• Avoir des bonnes connaissances en comptabilité, en gestion et en secrétariat.
• Avoir une rigueur professionnelle (respect des horaires, partage de l’information, bonnes qualités d’écoute et d’anticipation, bonnes capacités d’intégration)
• Etre capable de respecter et de faire respecter les procédures internes, travailler en équipe et de communiquer avec différents partenaires ;

Lieu de travail: Ville de Marrakech

Durée du contrat : Poste à pourvoir à partir du 01/03/2016 pour une durée initiale allant jusqu’au
31/12/2016, puis renouvellement pour des durées d’un an.

Le salaire est déterminer en focntion de la grille de salaire de ITPC Mena.

Les dossiers de candidatures, composés d’une lettre de motivation, d’un CV détaillé et d’une liste de référence, sont à transmettre, par courriel électronique uniquement, à l’adresse suivante : mohamed.msefer@itpcmena.org avant le 28/02/2016, en mentionnant « Poste
Assistant Admin».

Nous remercions toutes les personnes qui voudront bien répondre à notre offre et une suite sera donnée aux candidatures répondant au profil.