Chargé(e) d’Administration pour le domaine d’intervention (D.I) Soutenir le processus de réforme du secteur de la microfinance

La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH organise un appel à candidature pour le poste de Chargé(e) d’Administration pour le domaine d’intervention (D .I .) « Soutenir le processus de réforme du secteur de la microfinance et amélioration de l’inclusion financière » du Fonds de Gouvernance MENA.

Date limite de réception des candidatures : 30/11/2015

Description du poste

1. Domaine de responsabilité

Le/la Chargé(e) d’Administration a pour principale responsabilité d’assurer le fonctionnement administratif, la gestion des contrats, la comptabilité du D.I., l’organisation du bureau ainsi que la communication interne et externe. Son supérieur hiérarchique est le conseiller/la conseillère technique international du D.I. La règlementation interne de la GIZ (OuR) constitue la base de travail.

Dans ce sens, le/la titulaire du poste aura les attributions suivantes :

1. Attributions
2. Organisation administrative et logistique

• Organiser des séminaires, conférences, voyages d’études, ateliers d’échanges, et autres.
• Organiser le transport des collaborateurs.
• Suivre et contrôler le carnet de bords ainsi que la consommation mensuelle du véhicule de service.
• Superviser l’utilisation des véhicules du D.I : conformément au règlement de la GIZ et organiser l’agenda des chauffeurs.
• Traiter le courrier, répondre au téléphone et établir une communication de travail constante avec le Bureau de la GIZ au Maroc sur toutes les questions administratives, contractuelles, logistiques et/ou financières, menant au respect des règles et des délais de la GIZ.
• Co-rédiger les TDR des consultants et rédaction des TDR des stagiaires contractuels avec le D.I :.
• Rédiger les engagements et contrats de stage en concert avec le Bureau de la GIZ au Maroc.
• Assurer le suivi des contrats des consultants avec le Bureau de la GIZ au Maroc ainsi qu’avec les collaborateurs du D.I.
• Assurer le suivi des demandes d’exonération de TVA de concert avec le bureau de la GIZ au Maroc.
• Assurer le suivi et la facilitation des demandes de franchise douanière de tout matériel importé auprès du partenaire local et en concert avec le Bureau GIZ au Maroc.
• Faciliter l’échange d’information et la communication entre les membres de l’équipe du D .I : avec les partenaires et autres institutions. Tenir une fiche électronique des contacts nationaux et internationaux du D.I., le cas échéant ensemble avec le Programme TAM III – 3.
• Aider à dresser des conventions de subvention locale et assurer le suivi des subventions locales et des conventions établies avec le D.I. en concert avec le Bureau de la GIZ au Maroc
• Prise de notes et préparation des comptes rendus des réunions.
• Assurer la gestion du système de classement qui respecte la classification et les règles de la GIZ.
• Assurer la gestion de la documentation physique et électronique du D.I : inclus l’insertion des documents dans DMS.
• Exécuter d’autres tâches administratives selon les instructions du CT international.

2. Gestion comptable

• Assurer, en étroite collaboration avec le Bureau GIZ, les décomptes des missions ainsi que le suivi du paiement des contrats de consultants et prestations de service.
• Gérer la comptabilité de la Composante.
• Gérer la caisse et le compte bancaire de la Composante.

3. Gestion du matériel

• Assurer que la Composante soit approvisionnée en fournitures de bureau et autres matériels pour son fonctionnement.
• Tenir un dossier d’achat et une liste d’inventaire selon les règles de la GIZ.
• Veiller au bon fonctionnement des équipements, matériels et logiciels du bureau ainsi qu’à leur entretien.

4. Recherches sur l’Internet

• Sur demande des Conseillers Technique (CT), assister à des recherches sur l’Internet.

5. Assistance linguistique

• Assister à des travaux de traduction (Allemand-Français a vice versa)

1. Qualifications, compétences et expérience requises

Qualification :

• Etre titulaires d’un diplôme d’enseignement universitaire ou technique (minimum bac+2) ;
• Avoir une maîtrise du français ainsi que de l’allemand ; une bonne connaissance de l’arabe serait un atout ;
• Avoir de très bonnes connaissances en informatique: Windows, Word, Excel, PowerPoint ;
• Etre capable de travailler en équipe et à communiquer avec différents partenaires ;
• Etre disponible pour une concertation étroite avec le Programme TAM III et le Bureau de la GIZ au Maroc;
• Avoir de très bonnes connaissances en matière de comptabilité.

Expérience professionnelle :

• Expérience d’au moins 5 ans dans le domaine de la gestion administrative ;
• Expérience dans la gestion de projets;
• Expérience d’au moins 2 ans dans un organisme international ou de coopération bilatérale.

Déontologie :

• Sens aigu de déontologie et de respect des règles.

Lieu d’affectation principale : Casablanca.

Lieu d’affectation secondaire : Rabat.

Une disponibilité de travailler certains jours à Rabat est requise.

Durée du contrat : Poste à pourvoir à partir du 01/12/2015 jusqu’au 31/12/2016

Les dossiers de candidatures, composés d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae détaillé, sont à transmettre, par courriel électronique uniquement, à l’adresse suivante :

rh-maroc@giz.de avant le 30/11/2015, en mentionnant « Rec. Chargée. Adm. Initiative microfinance – Fonds de gouvernance MENA ». Une suite ne sera donnée qu’aux candidatures répondant au profil demandé