Chargé(e) d’Administration pour le Projet Appuie à la Politique Energétique du Maroc PAPEM

La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit GIZ GmbH organise un appel à candidature pour le poste de Chargé(e) d’Administration pour le Projet Appuie à la Politique Energétique du Maroc «PAPEM»

Date limite de réception des candidatures : 30/11/2015

Description du poste

1. Domaine de responsabilité

Le/la Chargé(e) d’Administration  a pour principale responsabilité d’assurer le fonctionnement administratif, la gestion des contrats, la comptabilité du projet, l’organisation du bureau ainsi que la communication interne et externe, Son supérieur hiérarchique est le conseiller/la conseillère  technique principal du projet. La règlementation interne de la GIZ (OuR) constitue la base de travail.

Dans ce sens, le/la titulaire du poste aura les attributions suivantes :

1. Attributions
2. Organisation administrative et logistique

• Organiser des séminaires, conférences, voyages d’études, ateliers d’échanges, et
• Organiser le transport des collaborateurs.
• Suivre et contrôler le carnet de bords ainsi que la consommation mensuelle du véhicule de service.
• Superviser l’utilisation des véhicules du Programme conformément au règlement de la GIZ et organiser l’agenda des chauffeurs.
• Traiter le courrier, répondre au téléphone et établir une communication de travail constante avec le Bureau GIZ sur toutes les questions administratives, contractuelles, logistiques et/ou financières, menant au respect des règles et des délais de la GIZ.
• Co-rédiger les TDR des consultants et rédaction des TDR des stagiaires contractuels avec le projet.
• Rédiger les engagements et contrats de stage en concert avec le Bureau GIZ.
• Assurer le suivi des contrats des consultants avec le Bureau GIZ ainsi qu’avec les collaborateurs du projet.
• Assurer le suivi des demandes d’exonération de TVA de concert avec le bureau de la GIZ.
• Assurer le suivi et la facilitation des demandes de franchise douanière de tout matériel importé auprès du partenaire local et en concert avec le Bureau GIZ.
• Faciliter l’échange d’information et la communication entre les membres de l’équipe du projet avec les partenaires et autres institutions.
• Assurer le suivi des subventions locales et des conventions établies avec le projet en concert avec le Bureau GIZ.
• Prise de notes et préparation des comptes rendus des réunions.
• Assurer la gestion du système de classement qui respecte la classification et les règles de la GIZ.
• Assurer la gestion de la documentation physique et électronique du projet inclus l’insertion des documents dans DMS.

2. Gestion comptable

• Assurer, en étroite collaboration avec le Bureau GIZ, les décomptes des missions ainsi que le suivi du paiement des contrats de consultants et prestations de service.
• Gérer la comptabilité du projet.
• Gérer la caisse et le compte bancaire du projet.

3. Gestion du matériel

• Assurer que le Programme soit approvisionné en fournitures de bureau et autres matériels pour son fonctionnement.
• Tenir un dossier d’achat et une liste d’inventaire selon les règles de la GIZ.
• Veiller au bon fonctionnement des équipements et matériels de bureau ainsi qu’à son entretien.

1. Qualifications, compétences et expérience requises

Qualification :

• Etre titulaires d’un diplôme d’enseignement universitaire ou technique (minimum bac+2) ;
• Avoir une excellente maîtrise de l’arabe et du français, la connaissance de l’allemand et de l’anglais serait appréciée ;
• Avoir de bonnes connaissances en informatique: Windows (Word, Excel, PowerPoint) ;
• Etre capable de travailler en équipe et à communiquer avec différents partenaires ;

Expérience professionnelle :

• Expérience d’au moins 5 ans dans le domaine de la gestion administrative ;
• Expérience dans la gestion des projets;
• Expérience d’au moins 2 ans dans un organisme internationale.

Lieu d’affectation Ville de Rabat

Durée du contrat : Poste à pourvoir à partir du 15/12/2015 jusqu’au 31/12/2017 

Les dossiers de candidatures, composés d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae détaillé, sont à transmettre, par courriel électronique uniquement, à l’adresse suivante :

rh-maroc@giz.de avant le 30/11/2015, en mentionnant « Rec. Chargée. Adm. PAPEM ». Une suite ne sera donnée qu’aux candidatures répondant au profil demandé.