La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit GIZ GmbH organise un appel à candidature pour le poste d’Assistant(e) Administratif/ive au sein du Projet « Promotion de la gestion de proximité dans les communes urbaines » à Rabat
Date limite de réception des candidatures : 31/05/2015
Contexte
Le Programme « Coopération Municipale – Gouvernance locale et participative au Maghreb » (CoMun), mis en œuvre par la GIZ pour le compte du Ministère fédéral allemand de la Coopération économique et du Développement (BMZ), encourage la création d’un réseau de dialogue entre villes du Maghreb central (Algérie, Maroc, Tunisie) sur les questions clés du développement communal et urbain, en vue de favoriser un échange d’expériences transfrontalier. Au Maroc, CoMun promeut en étroite collaboration avec la DGCL / Ministère de l’Intérieur la mutualisation entre villes, tout en soutenant des projets phares de développement urbain avec un potentiel de réplication dans d’autres villes du Royaume et/ou du Maghreb.
- Domaine de responsabilité
L’Assistant-e administratif-ive recherché(e) a pour principale responsabilité de soutenir les activités administratives, comptables et logistiques du Projet. La règlementation interne de la GIZ constitue la base de travail.
- Attributions
Dans ce sens le-la Titulaire du poste aura les attributions suivantes :
- Services d’accueil téléphonique et de réception
- répondre au téléphone, traiter, reprendre ou transférer les appels et les messages ;
- tenir une liste des numéros à rappeler pour tous les appels entrants auxquels les collaborateurs ou les collaboratrices concernés n’ont pas pu répondre directement ;
- enregistrer, documenter et organiser régulièrement le courrier entrant et sortant (télécopies, paquets et messages à délivrer personnellement) ;
- accueil personnel et soigné des visiteurs et visiteuses du Projet ;
- Bureau d’ordre
- assurer des tâches de communication (courrier, fax, Emails, scans, photocopies)
- effectuer des recherches Internet et GIZ-Intranet
- établir, alimenter et actualiser des formulaires, tableaux et listes administratifs
- assister au classement physique et électronique des documents produits par/pour le projet
- contribuer au suivi de la maintenance et de la gestion des équipements bureautique et informatique conformément aux règlements de la GIZ
- appuyer la préparation et le suivi des documents de passation de matériel
- Appui administratif
- soutenir l’administration dans la gestion et le suivi des contrats de subventions locales
- contribuer à l’organisation et la logistique des missions des collaborateurs/trices GIZ ainsi que les missions des partenaires du projet (billets d’avion, réservations, visa, logistique etc..)
- suivre le décompte des frais de mission
- assurer une assistance (encadrement) aux missions d’experts de courte durée, visiteurs du projet et de voyages d’études et d’information
- vérifier, documenter et suivre les heures supplémentaires, congés et absences du personnel national
- superviser l’entretien des locaux et des équipements y compris la voiture de service, vérifier les carnets de bord et contrôler la consommation de carburant
- appuyer l’administration financière et la préparation de la comptabilité du projet, y compris la gestion de la caisse et du compte bancaire
- soutenir l’élaboration du budget et le suivi des dépenses du projet
- appuyer la préparation et au suivi administratif des contrats à court terme (notamment les contrats liés à des prestations de service).
- Autres attributions
- Faire des courses pour le projet en cas de besoin,
- Qualification, compétences et expérience requises
Qualification
- Bac + minimum – 2 années de formation universitaire, professionnelle ou diplôme équivalent
Expérience professionnelle
- Au moins 1 an d’expérience dans l’administration d’une organisation de coopération internationale.
- Références exigées
Autres qualifications
- Maîtrise de l’outil informatique (Pack Office : Word, Excel, Power Point, Access, Internet…)
- Maîtrise des outils de la comptabilité GIZ cashbook, SAP serait souhaitable)
- Avoir une bonne maîtrise de l’arabe et du français, la connaissance de l’allemand et de l’anglais serait appréciée ;
- Polyvalence et aptitude à l’apprentissage rapide
- Bon esprit d’équipe
- Initiative et sens de responsabilité
- Attitude centrée sur les clients et les services
Lieu d’affectation Ville de Rabat – Quartier Hassan
Durée du contrat Poste à pourvoir à partir du 01/07/2015 jusqu’au 31/12/2016
Les dossiers de candidatures, composés d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae détaillé, sont à transmettre, par courriel électronique uniquement, à l’adresse suivante : giz-maroc@giz.de avant le 31/05/2015, en mentionnant « Rec. Ass. Adm. CoMun ». Une suite ne sera donnée qu’aux candidatures répondant au profil demandé.
