Assistant(e) administratif-ive pour le projet : Initiative Allemande pour les Technologies favorables au Climat – DKTI

La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit GIZ GmbH organise un appel à candidature pour un poste d’assistant(e) administratif-ive pour le projet : Initiative Allemande pour les Technologies favorables au Climat – DKTI.

Date limite de réception des candidatures : 31/03/2015

1. Domaine de responsabilité

Le/la assistant(e) administratif-ive a pour responsabilité d’assurer l’appui au bon fonctionnement administratif, la gestion des contrats, ainsi que la communication interne et externe, la documentation du programme(DKTI). La règlementation interne de la GIZ (OuR) constitue la base de travail.

Dans ce sens, le/la titulaire du poste aura les attributions suivantes :

1. Attributions

Secrétariat et administration

Le/la titulaire du poste :

• Assure l’accueil des visiteurs ;
• Assure la prise de RDV pour l’équipe technique du projet selon besoin ;
• Assure les tâches de communication (courrier, fax, téléphone, correspondances) ;
• Gère le système de classement physique et électronique du projet, tout en respectant la classification et les règles de la GIZ ;
• Assure les travaux de scan, photocopies et impression ;
• Gère et suit le stock des fournitures de bureau ;
• Soutient la préparation du contrôle interne ;
• Assure l’établissement et la mise à jour de l’inventaire.
• Etablit et met à jour des listes de contact (noms, adresse, numéros de téléphone et e-mail) de l’équipe et des partenaires du projet ;
• Assure l’organisation des réunions internes, ateliers et autres selon le besoin de l’équipe technique.
• Organise et suit le calendrier commun énergie et dresse régulièrement une liste des réunions/événements à venir ;
• Assure les achats (support de communications, évènements, matériels et fourniture de bureau) : appel à consultation, dépouillement, adjudication d’attribution de marché et préparation du bon de commande et préparation et suivi des demandes d’attestations d’exonérations ;
• Assure le bon fonctionnement et la gestion des équipements informatiques et téléphoniques en coordination avec la société de maintenance ;

Logistique et organisation

Le/la titulaire du poste

• Assure la préparation et le suivi des missions d’expert à court terme ;
• Appuie la préparation et l’organisation des voyages au Maroc et à l’étranger, préparation des ordres de missions des conseillers, réservation et achat des billets, demande de visas, préparation de tableaux de demande d’avances sur frais de mission, préparation physique des décomptes de frais de mission avant transfert au service financier ;
• Achat de billets d’avion pour collaborateurs et partenaires ;
• Assure la mise à jour de la liste trimestrielle des missions des expatriés à l’étranger ;
• Assure le volet logistique dans l’organisation de réunions internes, séminaires, conférences, voyages d’études, ateliers d’échanges et autres : appel à consultations, réservation d’hôtels, traiteurs, location véhicules, travaux d’impression, suivi et transfert au service financier.

1. Qualification, compétences et expérience requises

Qualification

• Etre titulaire d’un diplôme d’enseignement universitaire ou technique (minimum bac+2) ou diplôme équivalent

Expérience professionnelle

• Au moins 1 à 3 an(s) d’expériences à un poste similaire ; références exigées

Autres qualifications

• Excellente maîtrise de l’outil informatique (Office, internet…) ;
• Très bonne maîtrise du Français, Arabe, connaissance de l’Anglais et/ou l’Allemand est un atout ;
• Très bonnes capacités d’expression à l’écrit et à l’oral; excellentes qualités rédactionnelles ;
• Polyvalence et aptitude à l’apprentissage rapide ;
• Bon esprit d’équipe, initiative et sens des responsabilités.

Lieu d’affectation et durée du contrat

• Lieu d’affectation: Rabat.

Durée de contrat

10.04.2015 au 31.12.2017

Les dossiers de candidatures, composés d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae détaillé, sont à transmettre, par courriel électronique uniquement, à l’adresse suivante :rh-maroc@giz.de avant le 31/03/2015, en mentionnant « Rec. assist DKTI». Une suite ne sera donnée qu’aux candidatures répondant au profil demandé. répondant au profil demandé