Assistant(e) administratif-ive du Programme d’Appui à la Gestion Intégrée des Ressources en Eau

La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit GIZ GmbH organise un appel à candidature pour un poste d’assistant(e) administratif-ive du Programme d’Appui à la Gestion Intégrée des Ressources en Eau « AGIRE »

Date limite de réception des candidatures : 06/11/2014

1. Domaine de responsabilité

La titulaire de la fonction a la responsabilité

• D’assister à l’ensemble des tâches administratives du programme AGIRE
• D’assurer la conformité de l’administration du programme aux règlements de la GIZ
• D’appuyer la mise en œuvre des activités du programme AGIRE

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :

1. Attributions

Tâches administratives

Le/la titulaire du poste :

• assume les tâches administratives selon le règlement de la GIZ
• assure des tâches de communication (courrier, fax, mails, téléphone) selon le besoin
• photocopie et scanne des documents en fonction des besoins
• organise les supports d’information et les rassemble
• gère le stock des fournitures de bureau
• assure les procédures d’achat selon les besoins
• aide à la mise en place et à l’entretien d’un système de rangement et de classement des dossiers, conformément aux règles de la GIZ traite les informations de manière confidentielle, en particulier dans les domaines des ressources humaines et des finances ;
• effectue des recherches Internet et GIZ-Intranet
• établi des formulaires et tableaux administratifs
• suit l’entretien du parc véhicule du programme, les carnets de bord, la consommation de carburant et organise des réparations
• assiste à la gestion de la caisse et à la comptabilité
• prépare la facturation interne
• prépare des dossiers TVA et douanes ainsi que leur suivi.
• soutient la préparation et le suivi du contrôle interne
• soutient l’établissement et la mise à jour de l’inventaire
• appuie la préparation et le suivi des documents de passation de matériel
• assiste à la préparation et au suivi administratif des contrats des consultants et des bureaux d’études
• appuie la gestion du personnel au niveau du programme conformément aux règlements de la GIZ (traitement des décomptes des frais de mission, heures supplémentaires, congés, actualisation des listes de missions et d’absence de l’équipe, etc…)

Logistique et organisation

Le/la titulaire du poste

• accueille des visiteurs et experts à court terme
• soutient la préparation et le suivi des missions à court terme
• soutient la planification, la coordination et la documentation de réunions, ateliers, séminaires et autres activités du projet, avec une attention particulière pour les aspects techniques ;
• appuie la préparation et l’organisation des voyages au Maroc et à l’étranger, réservation et achat des billets, demande de visas, calcul des perdiems et décompte des frais de voyage des partenaires

Communication

Le/la titulaire du poste

• soutient une bonne communication et un bon flux d’information entre le programme et ses partenaires
• appuie la communication avec les partenaires du programme et à la diffusion de l’information relative aux activités du programme
• soutient les activités de relations publiques pour le programme/projet ;
• établie et met à jour des listes de contact (noms, adresse, numéros de téléphone et e-mail) de l’équipe et des partenaires du programme
• assure la traduction Arabe Français et Anglais – Français des documents
• commande et diffuse des supports de relations publiques sur le programme/projet et sur la GIZ ;
• appuie le développement/l’optimisation d’outils de communication appropriés pour la communication interne, la communication avec les partenaires et pour les relations publiques ;
• soutient les processus de concertation nécessaires pour la production/l’élaboration de publications et matériels d’information conformément aux standards de la GIZ et du programme AGIRE (corporate design, standards relatifs aux contenus) ;
• met en page les rapports, études et publications en utilisant les maquettes du programme AGIRE
• prépare et assure l’impression et diffusion des documents du programme
• appuie la mise à jour et le développement du site web du programme
• appuie l’organisation d’événements

Assistance de direction

Le/la titulaire du poste

• appuie le/la conseiller-ère technique principale dans ses fonctions administratives et dans la planification, le pilotage, la coordination e et le suivi du programme
• organise et coordonne le planning du/de la conseiller technique principal et s’occupe de la correspondance nécessaire;
• établit et organise les supports d’information pour le/la conseiller technique principal ou pour les réunions ;
• répond au téléphone, vérifie les appels, les transfère ou les traite
• organise un calendrier du programme AGIRE et dresse régulièrement une liste des réunions/événements à venir.
• aide au suivi et la planification financière du budget.
• prépare des réunions et élabore des comptes-rendus et documentation des réunions
• exécute de tâches spécifiques en rapport avec la gestion des connaissances pour le programme/projet ;

Obligations à caractère général

Le/la titulaire du poste

• assiste à la gestion de tous les dossiers et tâches à la demande de la conseillère technique principale.
• organise et coordonne le travail du personnel auxiliaire du projet et travaille efficacement avec lui ;
• assure le fonctionnement et la gestion des équipements bureautique et informatique conformément aux règlements de la GIZ
• Assure l’application des standards de sécurité et sauvegarde informatique (protection anti-virus et les back-ups des dossiers)
• assiste et encadre le nouveau personnel administratif, d’apprentis et de stagiaires dans toutes les tâches administratives du programme AGIRE
• aide à l’exécution et/ou exécute d’autres activités de bureau et tâches suivant les instructions reçues
• participe aux réunions d’équipe/ ateliers internes selon les besoins
• participe, selon les besoins, à des cours de formation continue en rapport avec le poste, comme par exemple des cours de secrétariat, d’informatique, de bureautique ou de langues. Des programmes de formation spéciaux doivent être identifiés et choisis en concertation avec le/la conseiller technique principal du programme.

1. Qualification, compétences et expérience requises

Qualification

• Etre titulaires d’un diplôme d’enseignement universitaire ou technique (minimum bac+4) ou diplôme équivalent

Expérience professionnelle

• Au moins 1 à 3 an(s) d’expériences à un poste similaire ; références exigées

Autres qualifications

• Excellente maitrise de l’outil informatique (Office, internet…)
• Connaissances de base souhaitées sur les logiciels de publication et les applications graphiques
• Très bonne maitrise de Français, Anglais, Arabe, ou Allemand
• Très bonnes capacités d’expression à l’écrit et à l’oral; excellentes qualités rédactionnelles
• Polyvalence et aptitude à l’apprentissage rapide
• Bon esprit d’équipe, initiative et sens de responsabilité
• Attitude centrée sur les clients et les services

1. Lieu d’affectation et durée du contrat

• Lieu d’affectation: Rabat avec missions sur tout le Maroc

1. Durée de contrat

15.11.2014 au 31.03.2016

Les dossiers de candidatures, composés d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae détaillé, sont à transmettre, par courriel électronique uniquement, à l’adresse suivante :

rh-maroc@giz.de avant le 06/11/2014, en mentionnant « REC ADM. AGIRE». Une suite ne sera donnée qu’aux candidatures répondant au profil demandé.