AMSED cherche un(e) stagiaire

Termes de référence de recrutement d’un(e) stagiaire pour remplacer l’assistante de direction pendant son congé de maternité

Contexte   

L’Association Marocaine de Solidarité et de Développement, AMSED, est une association à but non lucratif reconnue d’utilité publique. Sa raison d’être est de renforcer les capacités des individus et des organisations communautaires pour prendre en charge le développement humain local.

AMSED envisage le recrutement d’une personne pour un stage rémunéré pour le poste d’assistant(e) de direction, et ce pour une période de quatre mois à partir du 13 Janvier 2014.

Taches et responsabilités 

a)     Appui à la Direction

• Gérer l’agenda de la direction : tenir la direction informée des rendez vous pris confirmés ou annulés pour des réunions, participations aux évènements, etc.
• Organiser des réunions et préparation des supports de travail:

• - Réunion du CA
• - Réunions hebdomadaires de Direction
• - Réunions mensuelles du BO
• - Réunions avec les partenaires d’AMSED

• Organiser des déplacements de la direction :

• - Réservation d’hôtels, transport et logistique, en général
• - Organisation des missions: Préparation du dossier de visa et Coordination avec les agences de voyage.

• Classer : Documents de la Direction (Convention, PV des réunions…).

b)    Secrétariat : 

• Correspondance :

• Enregistrer le courrier « arrivée » et « départ » et en assurer le dispatching, l’envoi et l’archivage chronologique quotidien de la correspondance. 
• Assurer le dispatching des correspondances (Email et faxes) à la Direction et aux Coordonnateurs des Départements

c)   Standard :

• Recevoir les appels entrants et passer les communications au personnel du BO et faire des appels pour ce dernier.
• Enregistrer les appels sortants
• Mettre à jour la base des données téléphonique des partenaires et contacts d’AMSED;

d)    Accueil

e)    Recevoir les personnes qui se présentent au bureau d’AMSED et gérer leur réception par les membres du BO

f)     Gérer la liste des contacts et partenaires d’AMSED

g)    Mettre à jour la base de données de contacts:

• Adresses Email
• Numéros de Téléphone et de faxes
• Adresses domicile et bureau
• Adresse et autres coordonnées nécessaires pour contacter nos partenaires

Qualifications requises

La personne intéressée  devra :

- Être de formation Bac+2 minimum, avec une expérience en qualité d'assistant(e) de direction ou secrétaire si possibilité de minimum 2 ans.

- Avoir un bon niveau sur Word et Excel est demandé

 Dossier de soumission

La personne intéressée  devra  adresser son CV détaillé, et ce avant le 09 Janvier 2014, aux adresses suivantes: b.erreggui@amsed.ma avec copie à : k.hakim@amsed.ma