Assistant(e) Administratif/ive pour le programme « TAM – Appui aux très petites, petites et moyennes entreprises

La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit GIZ GmbH organise un appel à candidature pour le poste d’Assistant(e) Administratif/ive pour le programme « TAM – Appui aux très petites, petites et moyennes entreprises »

Date limite de réception des candidatures : 13/11/2013

Description du poste

Sous la direction du responsable du Programme, l’assistant(e) administratif/ve a pour principale responsabilité d’assister le fonctionnement administratif, la logistique, la communication interne et externe, la documentation, la comptabilité du projet et le soutien des collaborateurs dans la réalisation de leurs activités. La règlementation interne de la GIZ (OuR) constitue la base de travail

L’Assistant(e) Administratif(ive) sera chargé(e) des tâches suivantes :

1.    Organisation administrative et logistique

• Organiser des séminaires, conférences, voyages d’études, ateliers d’échanges, et  autres.
• Organiser le  transport des collaborateurs.
• Superviser l’utilisation des véhicules du Programme conformément au règlement de la GIZ et organiser l’agenda des chauffeurs.
• Traiter le courrier, répondre au téléphone et établir une communication de travail constante avec le Bureau GIZ sur toutes les questions administratives, contractuelles, logistiques et/ou financières, menant au respect des règles et des délais de la GIZ.
• Assurer le suivi des demandes d’exonération de TVA de concert avec le bureau de la GIZ.
• Faciliter l’échange d’information et la communication entre les membres de l’équipe du projet avec les partenaires et autres institutions.
• Prise de notes et préparation des comptes-rendus des réunions.
• Gestion du système de classement régulière en respectant la classification et les règles de la GIZ.
• Gestion de la documentation physique et électronique du projet inclus l’insertion des documents dans DMS.
• Gestion des travaux quotidiens au bureau 
• Exécution à la demande de toute autre fonction selon les besoins du Programme

2.    Gestion comptable

• Assurer, en étroite collaboration avec le Bureau GIZ, les décomptes des missions ainsi que le suivi du paiement des contrats de consultants / prestations de service.
• Appui à la comptabilité du projet.

3.    Gestion du matériel

• Assurer que le Programme soit approvisionné en fournitures de bureau et autres matériels pour son fonctionnement.
• Tenir un dossier d’achat et une liste d’inventaire selon les règles de la GIZ.
• Veiller au bon fonctionnement des équipements  et matériels de bureau ainsi qu’à son entretien.

4.    Autre  attribution

• D’autre tâche non spécifiées dans les présentes attributions mais relevant de ces compétences peuvent être confiées par la conseillère technique principale dans le contexte du programme

Qualifications, compétences et expérience requises

Qualification:

Le poste nécessite les qualifications suivantes:

• Etre titulaires d’un diplôme d’enseignement universitaire ou technique (minimum bac+3) ;
• Avoir une excellente maîtrise de l’arabe et du français, une maitrise de l’allemand, une bonne connaissance de l’anglais.
• Avoir de bonnes connaissances en informatique: Windows (Word, Excel, PowerPoint) ;
• Etre capable de travailler en équipe et à communiquer avec différents partenaires ;.

Expérience professionnelle:

• Expérience d’au moins 2 ans dans le domaine du secrétariat et de la gestion administrative et comptable;
• Expérience dans la gestion des projets;
• Expérience d’au moins une année dans une organisation internationale;

 A.    Lieu d’affectation

      Rabat, avec des missions de temps en temps dans tout le Maroc

Durée du contrat :

Poste à pourvoir à partir du 01/12/2013 jusqu’au 30/09/2015

Les dossiers de candidatures, composés d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae détaillé, sont à transmettre, par courriel électronique uniquement, à l’adresse suivante : rh-maroc@giz.de avant le 13/11/2013, en mentionnant « Rec. Ass. Adm. TAM ». Une suite ne sera donnée qu’aux candidatures répondant au profil demandé.