Réunion de travail : les sept erreurs à éviter

Que vous la programmiez le lundi ou le jeudi, la réunion hebdomadaire est perçue comme une corvée par beaucoup dans l'équipe. Malgré vos efforts, rien ne change. Et si vous étiez tombé malgré vous dans des ornières ? L'éclairage de Vincent Frey, professeur consultant à Euromed Management.

Par Marie-Madeleine Sève pour LEntreprise.com, publié le15/02/2012

Vous avez tout fait correctement : diffusé un ordre du jour précis, invité les personnes concernées, réservé une salle et le matériel ad hoc, respecté le sujet et la durée. Et pourtant, à la question " A quoi vous a servi la réunion ? ", la plupart de vos collaborateurs répondent " A rien ! ". Désespérant ? Non. Il vous suffit de réaliser que vous êtes tombé dans le piège des sept erreurs basiques en la matière. Explications.

1. Caler des horaires tardifs. Convoquer son staff un jeudi soir à 18 heures lors des grandes grèves des transports de l'hiver 1995. C'est l'idée naïve qu'eut ce manager d'une société de la banlieue parisienne pour avancer un dossier capital. Les gens s'y sont rendus, furax, plus préoccupés de la façon dont ils pourraient rentrer chez eux faute de train, de métro et de taxis que du sujet en débat. Gare à ces situations irréfléchies qui tuent la motivation.
Evitez les réunions après 18 heures car l'individu est moins efficace. A proscrire également : le vendredi après midi. Les gens sont plus cools, mais le week-end va passer par là. Et ils vont soit tout oublier, soit se sentir stressés par le suivi à effectuer. Itou à la veille des vacances.

2. Lancer des marathons. Une réunion n'est pas une épreuve d'endurance ! Un être humain a une capacité de concentration qui n'excède pas 45 minutes. On peut tenir jusqu'à une heure mais guère au-delà. Il y a deux pics d'attention dans la journée, l'un à 11 heures l'autre à 16 heures. Alors décidez le timing en fonction. Si la réunion dure deux heures, organisez de mini pauses, faites une blague après les 45 minutes fatidiques et changez de sujet.
C'est par ailleurs une mauvaise idée de coupler réunion et plateau-repas. On bosse ou on déjeune, on ne fait pas les deux à la fois. Inutile donc de vouloir s'enfermer huit heures d'affilée pour régler une question. C'est un fantasme absolu.

3. Faire un " top down ". Les réunions " descendantes " avec votre équipe sont un non-sens. Je pense à un directeur commercial de l'industrie qui ouvrait le bal avec son ordinateur afin de récupérer tous les mails informatifs qu'il y avait engrangés puis il les lisait à haute voix. Gagnez du temps, diffusez par mails ces directives parachutées du haut. Vos réunions doivent inciter à la discussion.

4. Se muer en procureur. C'est un classique. Le manager veut savoir pourquoi tel projet s'est mal passé. Et tout le monde s'enferre dans le " pourquoi ", " C'est de la faute de X, de Y.". Chacun donne sa version, se justifie, règle des comptes. Une foire d'empoigne ! Mieux vaut chercher des solutions, identifier ce qui est améliorable et s'accorder sur de nouvelles méthodes.

5. Utiliser des visuels indigestes. C'est le syndrome Powerpoint. Vous voulez trop bien faire et vous projetez des transparents surchargés avec cinq colonnes en hauteur et dix en largeur. Ce qui fait 50 cases à lire. Et l'auditoire va y picorer en décrochant de votre discours. L'individu ne peut pas faire deux choses à la fois, sauf si l'une des tâches est automatique. Ce qui n'est pas le cas ici : les participants vont lire ou écouter. Ou zapper. Contentez vous d'illustrer en peu de mots une seule information en évitant de la verbaliser au même moment.

6. Rompre les bavardages. " Arrêtez-de discuter ! Ou bien sortez ". Souvent le chef stoppe net les apartés entre voisins de table. Méfiez-vous de ce réflexe. Vous créerez des tensions. De surcroît, ceux qui papotent ne parlent pas forcément vacances ou restaurants. Ils échangent aussi des idées intéressantes sur le sujet en cours. Je préconise de ne rien dire et de se déplacer physiquement jusque dans le dos des bavards tout en continuant à animer la réunion. Voire de s'asseoir sur leur table. Ils sentiront votre présence et se tairont d'eux-mêmes.

7. Conclure sans décision. " Tout le monde a compris ? Il n'y a pas de question ? ". On vous répond un " oui " et un " non " successifs et vous partez content. Pourtant, rien n'est mis en oeuvre ensuite. C'est ainsi qu'un client phare auquel une équipe commerciale avait convenu de faire une proposition plus avantageuse est resté en plan durant des semaines. La réunion s'était achevée sans que quiconque ne soit désigné pour le contacter. Ne fermez donc pas le ban sans avoir résolu ces quatre points clés : que décide-t-on ? qui fait quoi ? comment s'organise-t-on ? dans quels délais ?