GIZ, appel à candidature pour deux Assistant(e)s Administratif/ives

La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit GIZ GmbH organise un appel à candidature pour deux Assistant(e)s Administratif/ives pour le programme « PGPE »

Date limite de réception des candidatures : 27/01/2014

Description du poste

Sous la direction du responsable du Programme, l’assistant(e) administratif/ive a pour principale responsabilité d’assister le fonctionnement administratif, la logistique, la communication interne et externe, la documentation, la comptabilité du projet et le soutien des collaborateurs dans la réalisation de leurs activités. La règlementation interne de la GIZ (OuR) constitue la base de travail

L’Assistant(e) Administratif/ive sera chargé(e) des tâches suivantes :

1.     Organisation administrative et logistique

• Organiser des séminaires, conférences, voyages d’études, ateliers d’échanges, et  autres.
• Organiser le  transport des collaborateurs.
• Appui à l’achat et l’importation du matériel
• Superviser l’utilisation des véhicules du Programme conformément au règlement de la GIZ et organiser l’agenda des chauffeurs.
• Faciliter l’échange d’information et la communication entre les membres de l’équipe du projet avec les partenaires et autres institutions.
• Traiter le courrier, répondre au téléphone et établir une communication de travail constante avec le Bureau GIZ sur toutes les questions administratives, contractuelles, logistiques et/ou financières, menant au respect des règles et des délais de la GIZ.
• Prise de notes et préparation des comptes-rendus des réunions.
• Gestion du système de classement régulière en respectant la classification et les règles de la GIZ.
• Gestion de la documentation physique et électronique du projet inclus l’insertion des documents dans DMS.
• Gestion des travaux quotidiens au bureau 
• Appui aux responsables des composantes du projet dans toutes tâches administratives
• Traitement des heures supplémentaires.
• Exécution à la demande de toute autre fonction selon les besoins du Programme

2.     Gestion comptable

• Gestion de la caisse du projet avec saisie sur livre de caisse, préparation des dossiers comptables, paiements…
• Préparation des décomptes des missions ainsi que le suivi du paiement des contrats de consultants / prestations de service.
• Appui à la préparation du budget local (suivi du budget local, demande d’alimentation de fond…)
• Appui à la préparation du contrôle interne du programme
• Appui à la gestion des dossiers TVA / exonération
• Appui à la liquidation permanente des créances du projet
• Appui à la préparation du budget local (suivi du budget local, demande d’alimentation de fond…)

3.     Gestion du matériel

• Assurer que le Programme soit approvisionné en fournitures de bureau et autres matériels pour son fonctionnement.
• Tenir un dossier d’achat et une liste d’inventaire selon les règles de la GIZ.
• Veiller au bon fonctionnement des équipements  et matériels de bureau ainsi qu’à son entretien.

4.     Autres attributions

• Assume d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur.
• Assure toutes ses tâches en respectant les procédures et règles de la GIZ

Qualifications, compétences et expérience requises

Qualification:

Le poste nécessite les qualifications suivantes:

• Etre titulaires d’un diplôme d’enseignement universitaire ou technique (minimum bac+3) ;
• Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office)
• Très bonne connaissance de la langue française et de la langue arabe.
• connaissances en allemand ou Anglais souhaitées
• Bonnes capacités de gestion et d’organisation
• Attitude centrée sur les clients et les services

Expérience professionnelle:

• Expérience d’au moins 2 ans dans le domaine du secrétariat et de la gestion administrative et comptable;
• Expérience dans la gestion des projets;

Lieux d’affectations et Durée du contrat :

• Un poste basé à Rabat avec des missions de temps en temps dans tout le Maroc dont la durée du contrat sera du 01.02.2014 au 31.12.2015.

Un poste basé à Tanger, avec des missions de temps en temps dans tout le Maroc dont la durée du contrat sera du 01.02.2014 au 31.12.2014

Les dossiers de candidatures, composés d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae détaillé, sont à transmettre, par courriel électronique uniquement, à l’adresse suivante :  rh-maroc@giz.de avant le 27/01/2014, en mentionnant « Rec. Ass. Adm. PGPE». Une suite ne sera donnée qu’aux candidatures répondant au profil demandé.