GIZ GmbH organise un appel à candidature pour le poste d’Assistant(e) Administratif/ive

Contexte :

Le projet Accompagnement du plan solaire marocain est réalisé par la GIZ pour le compte du gouvernement fédéral allemand et du partenaire local, Moroccan Agency for Solar Agency (MASEN). L’objectif du projet est de soutenir la création d’emplois dans le contexte du Plan solaire marocain (PSM), notamment en reliant entre eux les acteurs de l’économie marocaine et en les mettant en contact avec des partenaires internationaux.

L’assistant-e administratif-ive recherché(e) a pour principale responsabilité la coordination des activités administratives comptables et logistiques du bureau du projet et le soutien des collaborateurs dans la réalisation de leurs activités. La règlementation interne de la GIZ (OuR) constitue la base de travail.

Dans ce sens le-la titulaire du poste aura les attributions suivantes :

Bureau d’ordre :

   assurer des tâches de communication (courrier, fax, Emails, scans, téléphone, photocopies)
   effectuer des recherches Internet et GIZ-Intranet
   établir, alimenter et actualiser des formulaires, tableaux et listes administratifs
   assister au classement physique et électronique des documents produits par/pour le projet
   contribuer au suivi de la maintenance et de la gestion des équipements bureautique et informatique conformément aux règlements de la GIZ
   procéder à l’achat des biens et des services selon les procédures et règles de la GIZ
   appuyer la préparation et le suivi des documents de passation de matériel

Appui au personnel :

   contribuer à l’organisation et la logistique des missions des collaborateurs/trices GIZ ainsi que les missions des partenaires du projet (billets d’avion, réservations, visa, logistique etc..)
   suivre le décompte des frais de mission
   Assistance (encadrement) aux missions d’experts de courte durée, visiteurs du projet et de voyages d’études et d’information
   vérifier, documenter et suivre les heures supplémentaires, congés et absences du personnel national
   vérifier l’entretien des locaux et des équipements y compris la voiture de service, vérifier les carnets de bord et contrôler la consommation de carburant

Administration et comptabilité :

   appui à l’administration financière du projet, préparation de la comptabilité du projet y compris la gestion de la caisse et du compte bancaire du projet
   Concertation avec le bureau GIZ au Maroc et avec le siège en Allemagne
   soutien à l’élaboration du budget et suivi des dépenses du projet
   appui à la préparation et au suivi administratif des contrats à court terme (notamment les contrats liés à des prestations de service).

Qualification, compétences et expérience requises

Qualification

   Bac + minimum - 2 années de formation universitaire, professionnelle ou diplôme équivalent

Expérience professionnelle

   Au moins 3 ans d’expérience à un poste comparable ; références exigées

Autres qualifications

   Maîtrise de l’outil informatique (Pack Office : Word, Excel, Power Point, Access, Internet...), (Maîtrise des outils de la comptabilité GIZ ( cashbook, SAP serait souhaitable)
   Très bon maitrise du français (écrit, lu, parlé)
   Très bonnes notions d’anglais ou d’allemand (compréhension écrite, bonne capacité rédactionnelle)
   Excellente capacité rédactionnelle en français de toutes les correspondances du projet
   Polyvalence et aptitude à l’apprentissage rapide
   Bon esprit d’équipe
   Initiative et sens de responsabilité
   Attitude centrée sur les clients et les services

Lieu d’affectation

Ville de Rabat - Hay Riad

Durée du contrat Poste à pourvoir à partir du 08/01/2013 jusqu’au 30/06/2014, avec probabilité de prolongation

Les dossiers de candidatures, composés d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae détaillé, sont à transmettre, par courriel électronique uniquement, à l’adresse suivante : giz-maroc@giz.de avant le 10/12/2012, en mentionnant « Rec. Ass. Adm. APSM ». Une suite ne sera donnée qu’aux candidatures répondant au profil demandé.